Til studerende ved Viden Djurs  

Behandling af studerendes Persondata 

Disse oplysninger gælder for din ansøgning til et studie på Viden Djurs og den efterfølgende studietid. Viden Djurs er den dataansvarlige for dine persondata.

Databeskyttelsesrådgiveren (DPO) hos Viden Djurs er Anne Lene Pugholm. DPO-ens opgave er at føre tilsyn med, at Viden Djurs behandler persondata i henhold til reglerne på området.

DPO-en kan kontaktes på tlf. 7229 1043 eller mail dpo@itcn.dk

 

Ansøgningens persondata; alle ansøgere 

Din ansøgning med tilhørende bilag opbevares i et studieadministrativt system, som er godkendt til sikker databehandling.

Dine oplysninger bliver brugt til at vurdere, om du kan optages på studiet.

Dine oplysninger vil derudover blive brugt i anonymiseret form til statistiske formål både hos Viden Djurs og hos Undervisningsministeriet, f.eks. udarbejdelse af oversigter over studerendes uddannelsesmæssige baggrund, alder, karaktergennemsnit, fuldførelsesprocenter m.v.

Vi videregiver derud over nødvendige oplysninger til relevante eksterne samarbejdspartnere i undervisningsøjemed, herunder f.eks. Ungevejledningen, Campus Djursland, kommuner.

 

Ansøgningens persondata; ansøgere der optages på en uddannelse 

For ansøgere, der optages på et studie, bruges oplysningerne i øvrigt til at administrere studieforløbet.

Viden Djurs anvender og videregiver persondata til tredje mand med det formål at overholde disses ret til at få disse oplysninger. Det er f.eks. oplysning om sygefravær til din bopælskommune og oplysninger til SU-styrelsen til brug for tildeling af SU til uddannelsen.

Dine oplysninger bliver videregivet i tilfælde af, at Viden Djurs indstiller dig til et legat fra en legatyder.

Dine oplysninger bruges til at få adgang til dit UNI-Login, der bruges som dit brugernavn til it-systemer i Viden Djurs, f.eks. trådløst netværk, læringsportaler, print m.m. Dit UNI-Login videregives desuden til praktikportalen.dk, så du kan blive oprettet som bruger. Som bruger kan du se og være i kontakt med mulige praktikvirksomheder.

 

Persondata under studiet 

Se vores retningslinjer for behandling af persondata ved video-overvågning: https://www.videndjurs.dk/om-viden-djurs/videoovervaagning/?preview=true#

Fotos 

Det profilbillede, du har uploadet på www.studiekort.videndjurs.dk, vil blive opbevaret i de studieadministrative systemer og vil blive brugt internt til f.eks. en holdliste og fotooversigt over holdet (klassespejl).

Til markedsføringsmæssige formål, f.eks. i brochurer eller på hjemmesiden kan der blive brugt situationsbilleder fra undervisningen og studiemiljøet. Profil billeder af dig offentliggøres ikke uden dit samtykke.

Ved studiets afslutning kan der blive taget dimissionsfoto. Disse fotos kan blive offentliggjort i trykte og digitale medier og hængt op på Viden Djurs. Hvis du ikke ønsker dette, skal du undlade at stille op til dimissionsfoto.

Undersøgelser i undervisningsøjemed 

I de tilfælde, hvor undersøgelser indgår som en naturlig del af et undervisningsforløb eller som en del af formativ evaluering, vil der ikke blive indhentet personligt samtykke fra hver enkelt studerende. Formålet med undersøgelsen vil altid klart fremgå af den enkelte undersøgelse. Efter uddannelsens afslutning bliver data slettet.

Undersøgelser som er foranlediget af ministerier er for skolen altid anonyme.

Projekter/opgaver 

De projekter og opgaver, du afleverer i løbet af studiet, vil blive opbevaret i de studieadministrative systemer.

I de tilfælde, hvor dit projekt eller din opgave ønskes brugt i undervisningsøjemed, vil du blive kontaktet med henblik på at give samtykke. Projektet/opgaven vil altid blive anonymiseret.

Projekter/opgaver opbevares varigt i systemet Urkund, hvis formål er plagiatkontrol.

Karakterer og evalueringsnoter

Karakterer og evalueringsnoter registreres løbende til brug for afgivelse af formativ evaluering og en endelig karakter.

”Elevsag” 

Viden Djurs opretter en ”Elevsag”. Sagen har det formål at opbevare og dokumentere forhold, som angår studiet. Det kan f.eks. være dokumenter, som har betydning for SU, SPS, fravær, klager, samtykkeerklæringer og advarsler. Korrespondance med dig om samme emner opbevares i studeadministrativt system og US2000. Kun relevante medarbejdere har adgang til din data.

Materialet i studieadministrativt system slettes 5 år efter, at uddannelsen er afsluttet dog ikke karakterer og beviser som skal gemmes i 30 år.

Oplysninger der ligger i US2000 (SU og SPS) kan kun tilgås af Viden Djurs, mens du er aktiv elev hos os.

Slettefrister 

Slettefrister forlænges i de tilfælde, hvor der verserer en klagesag, indtil klagesagen er afsluttet.

 

Persondata efter studiet 

Efter afslutning af uddannelsen, udsendes spørgeskema om beskæftigelse mv.

Dette skema sendes til dig på e-Boks, og dit svar slettes 1 år efter.

 

Hjemmelsgrundlag 

Denne information indeholder oplysninger, som Viden Djurs er forpligtet til at give studiesøgende og studerende på baggrund af reglerne i Persondataforordningen og Persondataloven.

Der henvises til:

  • Persondataforordningens artikel 6 og 9
  • Persondataforordningens kapitel 3, for så vidt angår dine rettigheder
  • Lov om Erhvervsskoler

Automatiske profiler 

Persondata kan bruges til at udarbejde automatiske profiler med henblik på automatiserede afgørelser i forbindelse med studiet. Dine data vil ikke blive anvendt til at generere sådanne automatiske profiler eller afgørelser.

 

Dine rettigheder – indsigt

Du har en række rettigheder, som du kan få opfyldt efter anmodning. Du skal rette din henvendelse til uddannelsessekretæren ved din uddannelse.  Mail: info@videndjurs.dk.

Du har til en enhver tid ret til at få oplyst, hvilke data vi behandler om dig, hvor de stammer fra, og hvad vi anvender dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine persondata, og hvem, der modtager data om dig, i det omfang vi videregiver data i Danmark og i udlandet.

Hvis du anmoder om det, kan vi oplyse dig om de data, vi behandler om dig. Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du mener, at de persondata, vi behandler om dig, er unøjagtige, har du ret til at få dem rettet. Du skal henvende dig til os og oplyse os om, hvori unøjagtighederne består, og hvordan de kan rettes.

I nogle tilfælde vil vi have en forpligtelse til at slette dine persondata. Det gælder fx, hvis du trækker et eventuelt afgivet samtykke tilbage. Hvis du mener, at dine data ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som vi indhentede dem til, kan du bede om at få dem slettet. Du kan også kontakte os, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.

Her har også mulighed for at indgive en klage til Datatilsynet.

Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine persondata, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata. Du kan også gøre indsigelse mod vores videregivelse af dine data til markedsføringsformål. Du kan bruge kontaktoplysningerne øverst til at sende en indsigelse. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger vi for at ophøre med behandlingen af dine persondata.

Du har mulighed for at benytte dig af dataportabilitet, hvis du ønsker dine oplysninger flyttet til en anden dataansvarlig eller databehandler.

 

 

Denne skrivelse er revideret 01.07.2019